Tips Mencari Supervisor, Mengirim Email, dan Pre-interview dengan Profesor Incaran Untuk Ph.D. di Amerika Serikat

0
408
Dini berfoto di depan Pamplin Hall College of Business, gedung utama untuk mahasiswa jurusan bisnis di Virginia Tech. Sumber: Dokumentasi Pribadi.

Setelah bercerita mengenai hal-hal yang perlu dipersiapkan secara umum ketika mendaftar Ph.D. dengan beasiswa di kampus Amerika Serikat, kali ini Dini akan mengupas lebih dalam mengenai pengalamannya mempersiapkan aplikasi Ph.D. tahun 2021-2022 lalu. Hal pertama yang akan Dini bahas adalah mengenai Supervisor atau Profesor yang nantinya akan menjadi pembimbing utama kita selama program Ph.D.

****

  1. Mencari Supervisor Ideal

 Adakah Supervisor Ideal di luar sana? Pertanyaan ini seperti mencari jodoh. Adakah jodoh yang ideal yang memenuhi semua kriteria kita? Mungkin beberapa dari kalian beruntung untuk menemukannya. Seperti hal-nya pencarian Supervisor ideal, menurut saya selain faktor keberuntungan, banyak dibutuhkan usaha keras untuk menelusuri satu-satu profil Profesor yang kita cari. Saya memulai dengan membuka website kampus, biasanya di bagian ‘Directory’, akan muncul semua daftar Profesor berikut dengan profilnya. Kalau di kampus saya, halaman ini yang memuat profil Profesor, Staf, dan Mahasiswa Ph.D. Jika teman-teman sudah memutuskan kampus mana saja yang jadi pertimbangan, coba cari halaman directory tersebut dan klik profil Profesornya. Biasanya bahkan tertulis apakah Profesor tersebut sedang mencari mahasiswa Ph.D. atau tidak. Jika sudah, teman-teman bisa kepoin juga halaman Research Gate, Google Scholar, atau LinkedIN dari Profesor incaran kalian untuk tahu lebih lanjut pengalaman mereka, risetnya, background pendidikannya. Dari situ, biasanya kita jadi tahu apakah riset mereka sejalan dengan apa yang kita inginkan atau tidak.

 Bedanya Ph.D. di kebanyakan kampus Amerika dengan di UK atau Eropa adalah kita tidak harus mengirimkan proposal riset kita di aplikasi karena kita harus menyelesaikan Coursework dahulu disini selama 2 tahun. Mungkin ada beberapa sistem kampus di Amerika yang berbeda, namun kebanyakan dari cerita teman-teman disini juga, mereka harus menyelesaikan mengambil kelas dahulu baru kemudian bisa mulai penelitian disertasi Ph.D. Lain hal-nya dengan di UK atau Eropa yang biasanya Profesor di awal akan meminta I proposal penelitian yang akan kita lakukan (Ini pengalaman saya ketika menghubungi salah satu Profesor di UK). Itulah kenapa, biasanya Ph.D. di Amerika ini durasinya lebih lama (rata-rata sekitar 4-5 tahun dan banyak yang lebih dari itu).

Nah, setelah tadi teman-teman sudah menemukan Supervisor yang kiranya ‘ideal’, cobalah untuk list nama-nama Profesor beserta link ke profil mereka dan kontak mereka di file Excel. Dari sekian banyak yang teman-teman list, pilihlah mana yang kira-kira ingin kalian hubungi.

2) Mengirim ‘surat cinta’ pertama ke Supervisor incaran

Seperti halnya mencari jodoh, tentunya kalian ingin memastikan first impression kalian bagus dan memorable. Mengirim email pertama ke Supervisor incaran kita sangat krusial karena ini menentukan bagaimana first impression mereka kepada kita. Dari sekian banyak calon kandidat Ph.D. yang mengirim email ke mereka, bagaimana kita bisa mencuri perhatiannya? Sedikit tips dari saya, jangan mengirim email sebelum kita betul-betul memahami apa riset unggulan dia, baca beberapa artikel jurnal-nya yang menarik. Sehingga jika teman-teman sudah membaca paper-nya, kalian bisa menuliskan sedikit bagaimana kalian impress dengan riset Profesor tersebut, hal apa yang kalian temukan menarik di paper-nya serta bagaimana kalian ingin berkolaborasi ke depannya dengan ide riset kalian. Kalian bisa menulis draft yang sama untuk banyak Profesor namun dimodifikasi di bagian-bagian tertentu yang fokus ke Profesor tersebut. Hal yang perlu diperhatikan juga adalah jangan sampai salah menuliskan nama Profesor dan kampusnya, ini kadang bisa terjadi karena kita copy-paste dari email sebelumnya ke Profesor yang lain. Berikut saya share sedikit gambaran seperti apa email yang saya kirimkan, teman-teman tentunya bisa membuat versi kalian sendiri:

Dear Dr. ___________ (Nama Profesor),

Greeting from Indonesia. My name is Dini and I come across your email when I go to ______________ (Name of University and Department) website. I graduated with my master’s degree at ___________________ with ______________ major and currently, I am a __________________________ (Pekerjaan teman-teman). Currently, I am looking for a Ph.D. program in ______________________ and I am interested in the program offered by your university. 

As I research the faculty page, I find that your expertise and research interest attract me and I wanted to ask whether you are accepting potential Ph.D. students to be supervised around next year. My research interest is around ______________________________. I enjoy reading your current research on _________________________________________ (Mention beberapa topik riset terkini Profesor tersebut). I find the most interesting part is when you discuss the issue of ____________________________________ (Tuliskan impresi kalian tentang salah satu topik yang menarik, sedetail mungkin berikan opini kalian). I can see myself collaborating with you in my future research, especially in the area of ____________________.

I am planning to apply for the Ph.D. program this year for Fall 2023 semester and I wanted to find a potential supervisor before submitting my application. I attach my resume for your reference (jangan lupa lampirkan CV dan jika ada bibliography publikasi yang teman-teman punya). Any advice on applying to ___________ (Nama Universitasnya) will also be much appreciated. 

Thank you so much for taking the time to read this email and I look forward to talking to you soon.

Have a great week!

Best regards,

Nama dan Pekerjaan saat ini

Cantumkan kontak dan beberapa link profil professional seperti LinkedIN, ResearchGate, dll jika ada.

3) Mengajak ‘kopi darat’ secara virtual

Kantor khusus dan kubikel yang disediakan sebagai working space para mahasiswa Ph.D. di Virginia Tech. Sumber: Dokumentasi Pribadi.

 Jika sudah mengirimkan email ke Profesor, saatnya teman-teman berdoa supaya email tersebut dibaca dan dibalas oleh mereka 😀 Saya mulai mengirimkan email ke Profesor sekitar bulan Juli-Agustus. Secara berkala, jika saya menemukan ada Profesor yang ideal lagi, saya kirimkan email ke mereka. Email terakhir yang saya kirimkan ada di sekitar bulan November – Desember menjelang deadline pendaftaran kampus. Surprisingly, beberapa Profesor yang saya incar membalas email saya dalam hitungan minggu bahkan hari. Ada yang langsung menolak karena sedang tidak menerima mahasiswa Ph.D (Langsung saya coret list di Excel, sangat memudahkan kita untuk memutuskan tidak jadi mendaftar ke kampus tersebut). Ada yang tadinya sangat antusias namun ketika saya reply emailnya, tidak pernah membalas lagi. Ada beberapa yang tertarik dan mengajak zoom meeting. Jeng jeng! Deg-deg-an banget ketika diajak kopi darat secara virtual sama Profesor incaran ini. Kebayang ngga sih ngobrol pertama kali dengan orang yang kita udah kepoin, lalu kita suka, dan ingin menarik perhatian dia? Sampai sekarang saya masih keinget betapa saya nervous menjelang jam zoom meeting! Biasanya jam meeting ini pun agak tricky karena Indonesia dan Amerika memiliki sekitar 12 jam perbedaan waktu, jadi biasanya saya zoom meeting di malam hari di atas jam 9 karena di Amerika baru pagi.

  Nah, ketika kita direspon oleh Profesor yang mengajak zoom meeting, jangan tunggu lama untuk membalas emailnya. Tips dari saya, balaslah email di malam hari waktu Indonesia sehingga di Amerika pagi hari. Honestly, di tahun 2021 ketika saya riset dan email Profesor-profesor ini kebanyakan saya lakukan di malam hari. Bahkan saya ingat saya hadir di beberapa info session kampus yang diadakan di tengah malam waktu Indonesia. Kalau Profesor nya membalas tapi belum ada ajakan zoom meeting, tidak ada salahnya teman-teman mengajak untuk zoom meeting di balasan email kalian. Biasanya, jika mereka tertarik dan ada waktu, pasti mereka mau. Durasi zoom meeting-nya pun rata-rata sekitar 30-45 menit.

 Lalu apa saja yang bisa kita obrolkan di waktu yang singkat tersebut? Pertama, karena first impression penting, maka meski ini meeting virtual, dress nicely and professionally. Kedua, meski kamu nervous, cobalah untuk tersenyum dan menunjukkan antusiasme kalian. Ketiga, perkenalkan diri kalian dengan singkat tapi menarik. Mention hal-hal yang belum ada di CV, ceritakan kenapa kalian ingin Ph.D., bagaimana riset Profesor tersebut menginspirasi kalian, kenapa kalian ingin menempuh Ph.D. di kampus tersebut, dll. Lalu siapkan pertanyaan menarik di akhir ketika Profesor kalian bertanya, “Do you have any questions?” Biasanya, jika obrolannya nyambung, akan ngalir aja pembicaraannya. Saya punya catatan yang saya buka ketika video call di laptop tentang apa saja yang ingin saya tanyakan dan diskusikan namun kadang obrolannya jadi alami mengikuti arah pembicaraannya. Bahkan dengan beberapa Profesor, kami juga mendiskusikan tentang latar belakang saya, keluarga saya, dll yang diluar akademik. 

4) Memutuskan ‘It’s a YES or NO’

Salah satu gerbang utama yang akan kalian lihat jika mengunjungi Virginia Tech. Sumber: Dokumentasi Pribadi.

 Setelah selesai video call, teman-teman jadi lebih tahu tentang personality sekilas Profesornya, apakah kira-kira dia tertarik atau tidak, dan apakah kalian juga masih tertarik atau tidak. Jangan lupa mengirimkan Thank You email ke Profesor yang telah bersedia meluangkan waktunya dengan kita dan menginfokan jika kalian telah submit aplikasi. Beberapa Profesor bahkan bersedia review essay kalian jika mereka memang sangat tertarik ingin merekrut kalian. Nah, bisa dibilang video call dengan Profesor itu menjadi ‘pre-interview’ untuk kalian, jadi pastikan kalian menyiapkannya dengan baik. Di kasus saya, saya tidak perlu interview lagi dengan Faculty yang lain di Virginia Tech setelah submit aplikasi. Namun ada 2 kampus yang mengundang saya interview dengan beberapa pihak lain sebagai bagian dari proses seleksi.

  Saya waktu itu memutuskan untuk hanya mendaftar di kampus-kampus yang Profesornya tertarik untuk membimbing saya, baik dia merespon melalui email atau video call meeting, karena salah satu kunci bisa diterima di program Ph.D. adalah memiliki Profesor yang bersedia menjadi Supervisor kita. Sehingga, paling tidak jika kita sudah punya modal tersebut, kita memiliki kesempatan untuk bisa diterima.

Dini berfoto di depan gedung Graduate Life Center di kampusnya. Sumber: Dokumentasi Pribadi.

Begitulah kurang lebih beberapa tips mencari Supervisor, mengirim email, dan pre-interview untuk aplikasi Ph.D. di Amerika. Semangat untuk teman-teman yang sedang berjuang untuk mendaftar di program Ph.D. impian. All the best!

Dini bersepeda bersama anak dan suami. Sumber: Dokumentasi Pribadi.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here